El uso del correo electrónico desde hace años forma parte de la comunicación diaria. Es una herramienta útil tan sencilla de usar que en ocasiones pasamos por alto normas básicas de la comunicación.
Las siguientes recomendaciones relacionadas a la etiqueta a seguir en cuanto a correos electrónicos, son válidas para todo tipo de mensajes.
1. Saludo
Dependiendo a quien vaya dirigido el correo electrónico, se escoge el saludo. Lo primero es conocer el cargo del destinatario, por ejemplo: licenciado, arquitecto, doctor. Si tiene un cargo importante como rector de una universidad, se usa el trato honorifico, en este caso “Rector Magnífico”. Si no conoces el cargo, puedes utilizar palabras como: estimado señor… o respetable señora…
2. Uso de «Para» y «CC».
Como regla general, las personas que pongas en el campo de «Para» son las personas que esperas que lean y respondan a tu mensaje. Las personas que pongas en «CC» son personas que sólo necesitan conocer la información y no se espera que necesariamente respondan a tu mensaje. Se usa más en correos de trabajo.
3. Usa «CCO» para envíos en grupo.
Usando «CCO» (en inglés, BCC) para correos electrónicos enviados a varias personas que no se conocen entre sí, proteges la privacidad de la gente en el grupo, ya que las direcciones de correo electrónico no estarán visibles para todos. Si el sistema de correo electrónico requiere que tengas una persona en «Para», envíatelo a ti mismo.
4. Describe el propósito de tu mensaje en el asunto.
No importa qué tipo de correo estés enviando, es fundamental hacer una breve, concisa, descripción del contenido. Esto ayuda no solamente a darle claridad al propósito del mensaje, sino que facilita su búsqueda si tienes que consultarlos más tarde.
5. Redacción corta
Debe ser breve y al punto si se trata de asuntos de trabajo o de estudio. Es recomendable que menciones lo más importante de tu mensaje al principio del mismo, y que uses el resto del mensaje para dar más detalles. También es necesario expresar qué se espera de la persona que recibe el mensaje: contestar, tomar acción, dar una opinión.
6. Usa correctamente las mayúsculas/minúsculas.
Es algo conocido en Internet, cuando escribes en mayúscula cerrada es el equivalente a estar gritando. Esto puede poner un tono a tu comunicación que realmente no deseas, además de que resulta molesto a la persona que lo lee.
7. Palabras amigables
No olvides que todo el correo debe estar escrito de una manera cordial, al final puedes dejar un mensaje amigable que puede ser deseando un feliz día y usa una firma que incluya tu información de contacto. Sobre todo en comunicaciones formales, es una cortesía.
8. Usa el corrector de ortografía.
Hoy los correctores están disponibles en casi cualquier aplicación, es prácticamente imperdonable tener faltas de ortografía. Asegúrate de que tu corrector esté activo, o de hacer una revisión ortográfica antes de enviar tus correos.
9. Lee lo que escribiste
Dale una última leída a tu correo antes de enviar. Sobre todo para verificar que el mensaje que quieres comunicar está expresado de forma clara y con la información de soporte necesaria.
10. No escribas con mal humor
Nunca redactes un correo mientras estás enojado o de mal humor, es probable que tus palabras suenen más fuertes de lo que deseas transmitir y sobre todo en el área laboral, esto puede provocar un ambiente incómodo.
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